Ne pustite si krasti časa

Sprejemanje strank, organizacija konference, gora pošte, dvigovanje telefonov ... Dnevna rutina, za katero nimate časa do jutri zvečer, ampak le do treh popoldne. Nekako bi še šlo, če bi vas le sodelavci pustili pri miru.

28. 11. 2002

Tako kot staršev si tudi njih ne moremo izbirati sami. Nemški psiholog Ulrich Dehner je preučeval tipične situacije med zaposlenimi in njihovimi nadrejenimi v pisarniških kolektivih in ugotovil, da se vse interakcije odvijajo po nekem vzorcu. Če tega spregledamo in se naučimo nanj pravilno odzvati, si lahko prihranimo mnogo časa, živcev in energije. Treba je samo prepoznati igro, ki jo igra določen sodelavec, in svoje obnašanje prilagoditi le-tej.

“Ja, ampak ...” ugovori

“Kje, ‘zaboga’, je spet ta ...?” je obupana vaša kolegica. V svojem planerju nikoli ne najde, kar išče, zato ji predlagate, da vse podatke preneseta v nov računalniški program. “Dobra ideja, ampak dokler nam ne namestijo novega programa, to ni mogoče,” vam odgovori. Ni vam še zmanjkalo zaleta, zato ji predlagate drugačno rešitev, in tudi nanjo dobite odgovor: “Ja, ampak ...” Vse dokler vam ne poide sapa.

V taki situaciji se znajdemo tako pogosto, da nas sploh ne preseneti več, koliko časa nam vzame in kako odvečna je. Ne glede na to, koliko kakovostnih rešitev najdemo za problem, se vedno najde sodelavec, ki nas ustavi in najde nek ugovor. Diskusije so povsem brezplodne, vse skupaj pa spominja na igro podajanja žogice, ki se nikamor ne razvije.

Če s svojimi predlogi za razno razne izboljšave v pisarni vedno naletite na gluha ušesa, lahko zaključite, da jih sodelavec/-ka sprejema kot dodatno delo, do katerega mu / ji ni. Namesto da bi se osredotočil/-a na dolgoročne pozitivne učinke vaših predlogov, vidi zgolj kratkotrajne dodatne obremenitve. Tako “Ja, ampak ...” ostane sodelavčev/-kin odgovor na vse, kar ne funkcionira najboljše, odgovornost prevali na vas in po tihem upa, da se boste že sami znašli.

Rešitev: vse predloge si zapišite in jih predstavite na naslednjem sestanku. Sodelavci vas bodo prisiljeni poslušati do konca in se osredotočiti na problem. Zberite realne argumente, s katerimi jih boste prepričale, da je vaša rešitev smotrna in vam bo dolgoročno prihranila mnogo časa in dela.

Tarnanje

Medtem ko si kuhate težko zasluženo kavo, se pojavi sodelavka, iz katere se kar usuje: “Res ne vem več, kako naprej. Ves čas opravljam delo za dva in ravnokar me bo pobralo, če se to ne konča!” Ob kavi ste si sicer želele malo tišine, da se spočijete, pa vendar vam vest ne da, da bi kolegico kar ignorirale. Polne razumevanja jo poslušate in na koncu predlagate, naj si vzame kak dan dopusta, saj je videti popolnoma izčrpana. “Kaj? Dopust? Pa ti si nora! Le kako naj grem na dopust, če pa imam dela čez glavo.

To možnost si lahko kar izbijem iz glave, saj nič ne deluje tako, kot bi moralo že samo takrat, ko si vzamem nekajminutni odmor.” Njeno stokanje traja toliko časa, dokler pod neko pretvezo ne zapustite prostora, saj imate tudi ve ogromno dela. V vsakem kolektivu se najde nekdo, ki z jokom in stokom poskuša pritegniti pozornost.

Pogosto se v njegovo igro ujamemo, ne da bi se sploh zavedale. Situacije, v katerih nekdo toži, drugi pa ga tolaži, nas navadno zbližajo in dajejo občutek povezanosti ter bližine. S tem seveda ni nič narobe, ni pa učinkovito. Ure in ure se lahko v dvoje ali v skupini pritožujemo nad problemi, pa jih s tem ne bomo rešile, ampak zgolj izgubljale dragoceni čas.

Rešitev: zavihajte rokave in opravite vse delo, ob tem pa glejte na vse skupaj pozitivno in širite optimizem. S tem seveda tvegate, da vas bo kolektiv izobčil in gledal postrani. In ne pričakujte, da vam bodo kolegi hvaležni, če boste prekinili njihove tožbe z argumentom, da samo stokanje ne vodi nikamor, saj ta način ne izkazuje ustvarjalnosti in želje po lastnem delovanju, ampak le zapravlja čas.

Lahko pa uberete bolj diplomatsko pot: pridružite se sodelavcem in temeljito potarnajte še same, nato pa skušajte speljati njihovo pozornost na pozitivni vidik celotne situacije. Tarnanja in pritoževanja ne boste nikoli zares izkoreninile, lahko pa ga zajezite. S privlačnim predlogom za kosilo ali malico ga najprej preselite izven pisarne, v okolje z manj formalno klimo, kjer se bo nadaljevalo, a kmalu pripeljalo debato v povsem druge vode.

S tem daste sodelavcem možnost, da si odvežejo dušo, poleg tega pa se v njih začne zbujati občutek krivde, kako so neproduktivni. Ko se boste vrnili v delovne prostore, boste komaj čakali, da se lotite dela, ki vam je preostalo.

Nerganje

Pred vami je predstavitev projekta, v katerega ste vložile ogromno časa in energije. Predstavitve se lotite samozavestno in ponosno, saj ste prepričane v njen uspeh. Vse opravite korektno, na obrazih sodelavcev opazite odobravanje, pa vendar o pohvali ni ne duha ne sluha. Vaš nadrejeni ima dobro opravljeno delo za samoumevno in namesto da bi vas pohvalil, se zapiči v nepomembne malenkosti.

“Razpoložljivi (ve veste, da milijonski) proračun ste prekoračili za trideset tisoč tolarjev!” ali pa “Zakaj pa ste navedli zgolj tri primere in ne vsaj petih, kolikor jih vsi poznamo?” je komentar v večni nergaški navadi vašega nadrejenega.

Če v kolektivu od sodelavcev in nadrejenih nikoli ne prejmete priznanja za uspeh, lahko sklepate, da gre za nevoščljivost. Verjetno se sami ne čutijo dovolj uspešni in ne želijo, da bi bil uspešen kdo drug. Zato vedno vse kritizirajo in so dlakocepski, česar se nalezete tudi same.

Kadar začnemo iskati dlako v jajcu, jo navadno tudi najdemo, in to smatramo za neuspeh. Zaradi nenehne kritike pa se začenjamo počutiti manj vredne in zgubljamo na samozavesti, kar posledično vpliva na našo motiviranost pri naslednjem projektu in slabo vpliva tudi na delovno klimo v podjetju.

Rešitev: čeprav ste prepričane, da ste svoje delo opravile odlično in bi si zaslužile vsaj en pozitiven komentar, potlačite svojo jezo in požrite cmok v grlu. Ostanite mirne in speljite pozornost sodelavcev in nadrejenih na pozitivne učinke svojega dela. Če imate pogum, pa lahko nadrejenega neposredno vprašate, ali je načeloma zadovoljen z vašim delom in ga motijo le malenkosti.

Na tem mestu bo moral priznati, da se je zapičil v nepomembne stvari, okrog katerih nerga. Tega najbrž ne bo priznal na glas, prisiljen pa bo povedati, da ste delo opravile zadovoljivo (velikih pohval se vseeno ne nadejajte). Zadoščenje, ki ga boste občutile, ne bo ravno veliko, tolaži pa naj vas dejstvo, da se bo vaš nadrejeni globoko zamislil, kako ravna s sodelavci, če morajo pohvalo malodane izsiliti iz njega.

Hlinjena nesposobnost

Sodelavki ste že neštetokrat razložile, kako se uporablja fotokopirni stroj, pa vas še vedno vsakič, ko potrebuje kopije, pokliče na pomoč. S težko zadrževanimi solzami vsa potrta stoji med vrati vaše pisarne: “Lepo te prosim, pomagaj mi. Tebe ta ‘frdamana mašina’ vedno uboga, mene pa nikoli! Kot bi se zarotila proti meni ...”

Na tihem si mislite, da ne bi bilo nič čudnega – le kdo pa hoče imeti opravka z njo – vendar vam srce ne da, da ji ne bi pomagale. Seveda pa fotokopiranje ni edino opravilo, pri katerem se omenjena sodelavka ne znajde. Enkrat se zatakne papir v faksu, drugič je na liniji tujec, pa je vaša angleščina boljša od njene, spet tretjič so dokumenti prav v tisti omari, v kateri se najbolje znajdete ve ...

Se sprašujete, kako lahko nekdo, ki je tako nesposoben, sploh dobi zaposlitev in jo tudi obdrži? Odgovor je na dlani: s pomočjo sodelavk, kot ste ve, ki ste vedno pripravljene priskočiti na pomoč. Morate pa se zavedati, da vaša nesposobna sodelavka verjetno sploh ni nesposobna, temveč se samo pretvarja. Igra igro, ki ji olajša delo in prihrani čas, saj vse postori namesto nje kdo drug.

To je zanjo taka prednost, da se ne sprašuje, kakšno mnenje imate ve o njej in se ne obremenjuje z vtisom nesposobnosti in manjvrednosti, ki bi ga o njej lahko imeli drugi. Sicer pa se te igrice poslužujejo večinoma ženske, ki so precej inteligentne, ležerne in s kančkom igralskih spretnosti. Vse probleme bi lahko rešile same, vendar delujejo v skladu z logiko: “Zakaj bi se mučila sama, če lahko to namesto mene naredi kdo drug in to hitro, kot bi mignil.”

Ne gre pa vedno le za ležernost. Nekateri ljudje na tak način poskušajo pritegniti pozornost drugih, saj jim le-te verjetno v zasebnem življenju primanjkuje. Tako kot vam pohvale na delovnem mestu, zaradi česar navadno to igro tudi sprejmete. Ob tem, ko pomagamo nekomu drugemu, same dobimo občutek večvrednosti in sposobnosti, občudovanje in hvaležnost pa nam laskata.

Rešitev: enostavno recite ne, ko vam naslednjič prijoka na vrata in vas prosi za pomoč. Zvenelo bo sicer neprijazno in morda boste ob tem imele slabo vest, vendar vas lahko potolažimo, da boste s tem naredile uslugo njej, sebi in drugim v kolektivu. Sodelavka se mora sama znati spopasti s težavami na delovnem mestu, če hoče obdržati službo. Slej ko prej bodo verjetno tudi nadrejenim prišle na ušesa govorice, da ta-in-ta zaposleni/-a ničesar ne zna sam/-a in je popolnoma nesamostojen/-a pri svojem delu.

Če sta si dovolj blizu, ji to lahko brez zadržkov tudi poveste. In zraven dodate, da imate tudi same delo, ki ga nihče ne bo opravil namesto vas. Seveda pa zopet ne pričakujte hvaležnosti za te besede. Kaj lahko se zgodi, da bo vaša nesposobna sodelavka še naprej igrala svojo igro, le da si bo za svojega partnerja pomočnika našla koga drugega znotraj kolektiva.

Prelaganje odgovornosti

“Kdo je torej odgovoren za prekoračitev roka, ki nam ga je dal naš najpomembnejši naročnik?” z nagubanim čelom sprašuje nadrejeni in s pogledom tava od enega do drugega. Ta se končno ustavi na kolegici z oddelka za oglaševanje, iz katere kar plane: “Če bi naročilo dobili vsaj kakšen dan prej, ali pa če bi bile naročnikove zahteve jasno postavljene oz. če bi ...”

Nadrejeni se obrne k sodelavcu, odgovornemu za naročila, in tudi ta se hitro znajde: “Naročnik sploh ni bil prepričan, kaj želi, zato sem mu svetoval, naj se obrne najprej na svoje nadrejene. Vrnil se je nekaj dni kasneje, vendar brez vedenja, koliko so pripravljeni vložiti v naše delo. Nato ...” Tudi on mirno preloži krivdo na nekoga drugega, naslednji spet na nekoga drugega in tako v nedogled. Verjetnost, da bo našel pravega krivca, je vedno manjša, česar se zaveda tudi vaš nadrejeni in neskončno valjenje krivde na drugega prekine.

Zdi se vam, da ste spet v vrtcu, kjer otroci s prstom kažejo na druge in kričijo: “Nisem bil jaz, on je bil!” V vrtcu zagotovo niste več, tako obnašanje pa ima korenine še iz tistega obdobja. Braniti se je naraven refleks. Nekateri ljudje postanejo v tem pravi mojstri, zato se krivca oz. odgovornega nikoli ne najde, odgovornost pa mora prevzeti nekdo drug. Navadno tisti, ki je najmanj kriv.

Rešitev: če veste, kdo je odgovoren za nastalo zmedo oz. neuspeh, to ohranite zase. Nikar ga ne pojdite zatožit nadrejenemu, saj boste s tem pridobile večnega sovražnika, ki vam bo z veseljem metal polena pod noge ali še huje: obdolžil vas bo naslednjič, ko bo šlo kaj narobe.

Najbolje bo, da se s človekom, ki je stvar zakuhal, pogovorite na samem. Dajte mu jasno vedeti, da ve veste, da je odgovoren on, kar boste naslednjič tudi povedale šefu, če se bo situacija ponovila. Sodelavec se vam verjetno ne bo zahvalil, čeprav se vam zdi, da bi vam moral biti hvaležen, ker ga niste ‘potunkali’.

V primeru, da ste na vodstvenem položaju ve in ve ugotavljate krivdo za nastali položaj, je najpomembnejše, da prelaganje odgovornosti takoj ustavite. Izogibajte se naslednjim vprašanjem: “Kdo je kriv? Kdo ima pravico, da ...? Kdo bo prevzel odgovornost za nastalo škodo?”

Namesto tega svojim podrejenim takoj povejte, da vas niti ne zanima, kdo je kriv, ampak kdo in kako bo stanje popravil. Izognite se tudi očitkom, saj so ti navadno brez učinka, le priljubljenost med sodelavci vam pada. Namesto tega jasno in glasno povejte, da boste tokrat odgovornost prevzele ve same in se naročniku opravičile, vendar se kaj takega ne bo ponovilo.

V nasprotnem primeru boste ukrepale, saj od svojih sodelavcev pričakujete vestnost, marljivost, samoiniciativnost in predvsem odgovornost. Pri uspehih in neuspehih.

Maja Bačer

Na spletnih straneh Adria Media Ljubljana uporabljamo piškotke z namenom zagotavljanja spletne storitve, oglasnih sistemov in funkcionalnosti, ki jih brez njih ne bi mogli nuditi.

Z nadaljnjo uporabo spletnih mest soglašate z uporabo piškotkov.
Če piškotkov ne želite, jih lahko onemogočite v nastavitvah

zapri