Tvoja zapoved: Uspešna v službi

Ne glede na to, ali se prijavljaš na delovno mesto, si ravnokar vstopila v neznano delovno okolje in začela z delom v novem timu ali pa si vodja oddelka ali celo direktorica podjetja – vedno je prijetno imeti občutek, da si uspešna. Da te bo spremljal še pogosteje kot do zdaj, so nam strokovnjaki zaupali nekaj nasvetov, ki te zagotovo ne bodo pustili na cedilu. Sicer pa ne pozabi: sestavni del uspeha je tudi neuspeh, a pomembno je, da ti ne vzame volje in energije za naprej!

Uspeh št. 1

Zmagovalna pred­stavitev bodočemu delodajalcu

Zaposlitve se po navadi začnejo z oglasom, na katerega se javiš s ponudbo, ki vsebuje spremno pismo in življenjepis. Če morebitnemu bodočemu delodajalcu zbudiš obet, te povabi na intervju. Kako najlepše izpiliš ponudbo, kako se pripraviš na pogovor s predstavnikom podjetja in kako ga prepričaš, da si prava za razpisano delovno mesto, pojasnjujeta Alja Malis, direktorica podjetja Naton, in Tomaž Dimnik, direktor poslovanja v podjetju Moje delo.

Pred začetkom

“Priprave zajemajo pregled ponudnikov prostih delovnih mest in pridobivanje informacij o želenih delodajalcih,” pravi Alja Malis. Ko se odločiš, na katero delovno mesto se boš prijavila, pa naredi raziskavo, priporoča Tomaž Dimnik. “Več ko veš o podjetju, več možnosti imaš. Pisanje prilagodi temu, kar podjetje potrebuje. Močno ti lahko pomaga klic v podjetje, še preden se lotiš pisanja. Pred prijavo moraš biti prepričana, da je to pravo delo zate – le kako bi sicer v to prepričala delodajalca?”

Spremno pismo

“V njem izraziš motivacijo za delo,” nadaljuje Dimnik. “Obsega naj eno stran in odgovori na vprašanja: Zakaj vam pišem?, Kdo sem in zakaj sem primerna za želeno delo?, Zakaj želim delati ravno za vaše podjetje?, Kaj bo naslednja stvar, ki jo bom storila po pošiljanju prijave?” Ne pozabi pripisati svojega stika, za katero delo se prijavljaš in kje si izvedela zanj.

Malisova pa svetuje tudi to, da do­pisu vdahneš nekaj svoje osebnosti in ga napišeš za vsako delovno mesto posebej.

“Tako bodoči delodajalec dobi občutek, da se dejansko zanimaš zanj in da imaš tudi razlog za to (ustrezne izkušnje, znanja ...). Sestavljanje us­treznega pisma ti bo vzelo precej časa, a je naložba za prihodnost.”

Življenjepis (CV)

“V CV zapiši vse osebne podatke, pridobljene izobrazbe v kronološkem zaporedju ter delovne izkušnje (tudi študentske, če zaposlitev iščeš prvič), posebna znanja, izpite, licence, znanja jezikov, možnost lastnega prevoza, hobije ter interese, ki so relevantni za to zapo­slitev. Podatki o družinskem statusu in otrocih niso obvezni, so pa dobrodošli. Zaželena je tudi formalna, a prijetna fotografija,” našteva Malisova.

Dimnik pa izpostavlja še eno po­membno stvar, in sicer, da mora biti življenjepis predvsem pregleden. “Uporaba predloge Europass zagotavlja, da so podatki urejeni, vendar množica ‘dodatnih’ informacij, ki jih je možno vključiti, lahko povzroči nepreglednost. Poleg tega je tak CV nekoliko dolgočasen.” Njegov nasvet je, da slediš rubrikam Europass življenjepisa, pri obliki pa si privoščiš več svobode.

Intervju

“Pred razgovorom se še dodatno pozanimaj o podjetju, nato ponovno preglej poslano ponudbo in se pripravi na vprašanja,” povzema sogovornica, Dimnik pa dodaja:

“Pričakuješ lahko vse – od vprašanj o izobrazbi in dosedanjem delu do testov. Pogosto delodajalci celo namerno ustvarijo stresno situacijo, da vidijo, kako se v njej znajdeš. Razgovor je avdicija za delo in od celotnega nastopa je odvisno, ali ga boš dobila ali ne.”

Na srečanje pridi točno, naspana, urejena ter primerno oblečena. Uporabljaj zborni jezik in nikogar ne blati, ker kot pravi Alja Malis, s tem slabo luč mečeš nase. Če imaš vprašanja v zvezi z delom ali podjetjem, počakaj, da ti dajo besedo, odgovore pa si lahko zabeležiš.

“Na koncu se zahvali za povabilo in vprašaj, kdaj boš obveščena o rezultatih. Po nekaj tednih lahko delodajalca vljudno pokličeš ali prek elektronske pošte povprašaš o poteku selekcije,” še predlaga Malisova.

Uspeh št. 2

Učinkovito delo v timu sodelavcev

Uresničile so se ti sanje – dobila si službo, za katero si se potegovala. Pos­tala si najnovejša članica kolektiva, kjer vse poteka po bolj ali manj ustaljenih tirnicah, in če je delo, ki ga opravljaš, timsko, te čaka veliko sodelovanja s kolegi. Delovanje pravih timov predstavlja strokovni svetovalec in trener Sašo Kronegger, direktor podjetja 3P izobraževanje in svetovanje.

O timih na splošno

“V timu velja 1 + 1 = 5,” zagotavlja Kronegger. Z drugimi besedami: pravi tim je več kot le vsota posameznih članov.

“Ljudje v timu se med seboj dopolnjujejo in s tem dosegajo bistveno več kot posamezniki. Naloge se lotijo kot skupina, pri tem vsak doda svoje prednosti – in hkrati pokrije pomanj­kljivosti nekoga drugega. Ključ timskega dela je v sinergiji.”

Delovanje tima

Vsaka skupina gre skozi različne faze.

“Na začetku se ljudje spoznavajo in se med seboj ‘brusijo’, da najdejo skupno pot. Postopek je enak kot pri punci in fantu, ki se na začetku zveze spoznavata in se dogovarjata, kako si bosta uredila skupno življenje,” ne dvomi sogovornik.

“Ko si ljudje začnejo zaupati, se povežejo in začnejo delati za skupni cilj. Seveda pa pride tudi trenutek, ko se člani skupine poslovijo in grejo narazen.”

Vsakič, ko pride nov človek, gre sku­pina ponovno skozi faze spoznavanja, brušenja, definiranja vlog ...

“Učinkovit tim je utečen tim – šele ko se nehamo ukvarjati z identiteto, se lahko posvetimo nalogi,” meni Kronegger.

Konflikti
“Vloga vodje je, da v prvih fazah dopusti konflikte, do katerih mora priti, da skupina lahko začne delovati ter da skupini zastavlja naloge, skozi katere se konflikti primerno razrešujejo. Če so konflikti razrešeni v začetni fazi, je pozneje manj verjetno, da bo do njih prihajalo,” poudarja Kronegger.

Vseeno pa se tu in tam pojavijo. Po besedah trenerja jih je treba reševati takoj, ko nastanejo, in v skupini, v kateri se pojavijo. Zanje je treba poiskati vzroke, lahko tudi z zunanjo pomočjo nekoga, ki je zaposlen v podjetju, pa ni član tima.

Timbilding

“Če je timbilding sestavljen pravilno (vključuje pripravo, nalogo in pogovor o opravljeni nalogi), članom skupine omogoča, da pri sebi in sodelavcih iščejo pozitivne točke in možnosti za nove sinergije,” razlaga Kronegger. V praksi to pomeni, da se kolegi spoznajo še z druge strani in ugotovijo, katere veščine nekdo najbolje obvlada in v katerih situacijah je najbolj zanesljiv. Te informacije nato uporabijo pri naslednji timski nalogi. Če vsak naredi tisto, kar mu najbolj ustreza, bo delo opravljeno hitreje, bolje in z več zadovoljstva.

Kronegger navaja nekaj nasvetov za uspešnejše timsko delo:

• Drobni timski rituali odločilno vplivajo na dobro vzdušje in posledično na uspešnost (na primer nekdo na sestanek prinese kavo, drugi piškote ...).
• Več ko je raznovrstnosti, večja je možnost, da bo tim uspešen – spolno uravnoteženi timi so manj ranljivi kot samo moški ali samo ženski.
• Spoštovanje je lepilo, ki sodelavce v timu drži skupaj.
• Odnos med posameznikom, skupino in nalogo mora biti v ravnotežju. Nobena od teh treh sestavin ne sme imeti prednosti pred drugima dvema.
• Občasno se je treba ustaviti in pogledati, kje smo, kaj je še pred nami, kaj smo že naredili, kako se lotimo naprej. To odlično povzame misel ameriškega strokovnjaka Briana Tracyja: “Če želiš dobro žagati, se moraš vsake toliko časa ustaviti in nabrusiti žago.”

Uspeh št. 3

Odločen skok na vodilni položaj

Ko se povzpneš stopničko višje in postaneš vodja, v tvojih odnosih do drugih (in obratno) zavladajo nova pravila. Biti glavna je odgovorna naloga, ki prinaša prednosti, hkrati pa tudi naloge, ki jim ni kos čisto vsak. Katere so in kako se spopadeš z njimi, opisuje mag. Matej Černigoj, svetovalec za razvoj človeških virov in ustanovitelj podjetja Černigoj svetovanje.

Veščine voditeljstva

Dober vodja ima vizijo, sodelavce zna usmerjati in jih motivirati, je po­zitiven, energičen in močan v socialnih veščinah ter znanjih, kot so komunikacija, vplivanje na druge in us­tvarjanje zaupanja v skupini.

“Te­mpe­rament in inteligentnost sta nam delno položena v zibko, delno pa ju razvijemo pozneje, socialna znanja in veščine pa se nam najmočneje oblikujejo z zgledom oseb, ki so nam blizu v zgodnjem otroštvu,” pravi Černigoj in poudarja, da se veščin voditeljstva najlažje naučiš z opazovanjem uspešnih vodij ali če te pod okrilje vzame izkušen mentor, ki te usmerja pri razvoju voditeljskega potenciala.

Komunikacija z zaposlenimi

Kot vodja dela ne izvajaš sama, temveč prek vplivanja na svoje sodelavce, tvoja glavna naloga pa je komunikacija z njimi. “Prihajamo iz različnih okolij, z različnimi znanji in pogledi, zato isto sporočilo vsak lahko razume drugače,” opozarja Černigoj.

“Pomembno je, da tudi razumeš sodelavce in obratno. To imaš možnost preveriti s tehniko povzemanja.” Lahko pa se zaplete pri komunikaciji med sodelavci samimi – takrat bodo za rešitev nesporazuma potrebovali tvojo pomoč.

“Če želiš svojim sodelavcem pokazati, da jih ceniš, jih vprašaj za mnenje in občutke, pozorno jih poslušaj, pomagaj jim poiskati rešitev in se izogibaj monologom, s katerimi kažeš, da o vodenju nimaš pojma,” predlaga svetovalec.

Motivacija

Ključnega pomena v službi je tisto, kar nas žene naprej. Černigoj je prepričan, da je dobro izhodišče za motiviranje vključevanje sodelavcev v načrtovanje in oblikovanje ciljev. “Tako bolje razumejo, kakšen je cilj, in se z njim tudi lažje poistovetijo.” Če si vodja, naloge razdeli tako, da se vsak lahko izkaže, izbiro poti do cilja pa zaupaj posamezniku.

Močen motivacijski element so tudi nagrade. “O ciljih in nagradah, ki sledijo dobro opravljenemu delu, se moraš dogovoriti vnaprej. Ne smeš pa pozabiti, da ni vse v denarju in da različni ljudje cenimo različne stvari.”

Ko sodelavec opravi nalogo, mora dobiti povratno informacijo. Če se je izkazal, naj sledi nagrada (pohvala pred sodelavci ali ‘višjim’ šefom, izobraževanje, pomembno poslovno kosilo, zahtevnejša naloga ...). Če naloga ni bila izvedena skladno z dogovorom, na štiri oči preveri, ali sta se pravilno razumela, jasno povej, kje tvoja pričakovanja niso bila izpolnjena, in skupaj poiščita rešitev. “To je konstruktivna kritika, ki se osredotoči na nalogo in rezultat dela, in ne na sodbe o osebnih lastnostih. Pomembno je tudi, da sodelavec dobi novo priložnost in pomoč pri doseganju dogovorjenega cilja,” strne sogovornik.

Šefinja svojim prijateljicam

Lahko se zgodi, da postaneš šefinja svojim najbližjim sodelavkam, ki so hkrati tudi tvoje prijateljice – vaš odnos ne bo ogrožen, če boste znale ločiti profesionalni in zasebni del.

“Glavna naloga vodje je s sodelavci dosegati dogovorjene cilje, zato se mora bolj kot prijateljevanju posvečati korektnim odnosom do vseh sodelavcev in us­tvarjanju prijetnega delovnega vzdušja,” končuje Černigoj.

Izkušnje naših bralk

Ana Belac, 25 let, stevardesa pri Emirates Airline

“Pozornost moraš pritegniti s ponudbo. Sama sem za življenjepis uporabila evropsko predlogo, v dopisu pa sem poudarila svoja znanja, sposobnosti in motivacijo ter pripisala, da bi se jim rada predstavila v živo, da si bodo lahko ustvarili vtis. Na razgovoru so pomembni urejenost, službi primerna obleka in samozavesten nastop brez pretiravanja. Še nasvet: če pri določeni stvari nimaš izkušenj, to povej in poudari, da si se pripravljena učiti, ker te to veseli. Odkritost se obrestuje.”

Neža Zazvonil, 28 let, defektologinja na osnovni šoli

“Timsko delo je moj vsakodnevni spremljevalec. Specialni pedagogi sodelujemo, se usklajujemo, izmenjavamo izkušnje in ocenjujemo svoje delo skupaj z vsemi učitelji, ki učijo otroka s posebnimi potrebami, šolskim psihologom, starši in seveda samim otrokom. Pri tem so pomembne dobra volja, potrpežljivost in sposobnost, da prisluhnemo ter sprejmemo drugačne in druge ideje. Timsko delo zelo dobro ponazarja tisti rek,  da več glav več ve, samo te ‘glave’ morajo biti pripravljene sodelovati.”

Jasna Suhadolc,  35 let, svetovalka za online komuniciranje in partnerica v družbi Virtua

“Ženske vodimo drugače. Smo bolj čustvene, verjamem pa, da tudi bolj intuitivne. Jaz sem o veščinah voditeljstva sicer poslušala na Ekonomski fakulteti, zares naučila pa sem se iz prakse; najprej od mentorja v prvi službi, pozneje, ko sem odprla lastno podjetje, pa iz knjig, pogovorov s kolegi in iz lastnih napak. Sem zahtevna, tako do sebe kot drugih, znam pa tudi pohvaliti, kadar je delo dobro opravljeno.”

Besedilo: Manca Kraševec fotografije NC, za sodelovanje in pomoč pri pripravi članka se iskreno zahvaljujemo Alji Malis (Naton, www.naton.si), Tomažu Dimniku (Moje delo, www.mojedelo.com), Sašu Kroneggerju (3P izobraževanje in svetovanje), mag. Mateju Černigoju (Ćernigoj svetovanje, www.cernigoj.si) ter Ani Belac, Neži Zazvonil in Jasni Suhadolc.

Novo na Metroplay: Nik Škrlec iskreno o tem, zakaj mu je ušel Guinnessov rekord